Certificare
Etapele procesului de certificare
Cum se desfășoară certificarea la Expert Cert Systems — de la cererea de ofertă la certificat și supraveghere anuală.
-
Cererea și oferta.
Trimiți formularul de cerere cu datele organizației, domeniul pentru care vrei certificarea, numărul de angajați și locațiile. Pe baza lor calculăm durata auditului și emitem oferta.
-
Contractul.
Se semnează contractul de certificare, cu cerințele contractuale generale și regulile de utilizare a certificatului și a mărcii.
-
Auditul de certificare, etapa 1.
Verificăm dacă sistemul e documentat și implementat, dacă domeniul propus e acoperit, și dacă organizația e pregătită pentru etapa 2. Rezultatul poate fi și „nu încă" — asta e scopul etapei.
-
Auditul de certificare, etapa 2.
Auditul la fața locului: evidențe, procese, oameni, locații. Neconformitățile se clasifică și primesc termen de tratare.
-
Tratarea neconformităților.
Organizația propune cauza, acțiunea corectivă și dovada. Fișa de neconformitate completată se trimite în cel mult 14 zile de la audit, iar termenul de implementare este de cel mult o lună. Le evaluăm înainte de decizie. Dacă auditorul șef decide că implementarea trebuie verificată printr-un audit de urmărire la sediul dumneavoastră, acela se contractează separat.
-
Decizia de certificare.
O ia o persoană care nu a participat la audit — asta e o cerință de imparțialitate, nu o formalitate internă.
-
Emiterea certificatului
Valabil trei ani, și înscrierea în registrul public de pe acest site, unde poate fi verificat după număr.
-
Supravegherea anuală.
Prima supraveghere are loc la cel mult 11 luni de la data deciziei de certificare, a doua la cel mult 23 de luni. Termenele se numără de la decizie, nu de la audit — de aceea decizia e data care contează în planificare. Un certificat poate fi suspendat sau retras dacă supravegherea o cere, și atunci se schimbă și starea din registru.
-
Recertificarea
Cererea se trimite cu trei luni înainte de expirarea certificatului, iar auditul trebuie să aibă loc înainte de data expirării — practic cu cel puțin două luni înainte, ca noul certificat să poată fi emis la timp.
Cât durează un audit și de ce nu există preț de listă
Durata nu e o cifră fixă și nu se poate afla dintr-un tabel. Se calculează pentru fiecare organizație în parte, din domeniul pentru care ceri certificarea, mărimea organizației, produsele pe care le realizează, procesele definite și rezultatele auditurilor interne.
De aceea pasul 1 e o cerere, nu un coș de cumpărături: fără datele astea, orice preț ar fi o ghicitoare. Dacă între ofertă și auditul de etapa 2 se schimbă numărul de angajați, domeniul sau numărul de locații, se încheie un act adițional — cu acordul ambelor părți.
Ce se întâmplă dacă se depășesc termenele
Termenele din ciclu nu sunt orientative, iar consecințele sunt scrise în reguli, nu lăsate la aprecierea cuiva:
- Supravegherea neefectuată la termen dă dreptul de a suspenda sau retrage certificarea.
- O neconformitate majoră la supraveghere se reia printr-un audit suplimentar, în cel mult trei luni de la finalizarea celui dintâi. Dacă rezultatul e negativ, certificarea poate fi suspendată până când neconformitatea e eliminată.
- Un audit de recertificare care are loc după data expirării nu mai e o recertificare: se reia în două etape, ca o certificare inițială.
- Certificatul se consideră expirat începând cu a doua zi de la data expirării — nu există perioadă de grație.
Dacă domeniul certificat se schimbă
O organizație certificată poate cere extinderea sau restrângerea domeniului cu același formular F 01, iar organismul analizează cererea și decide. Independent de asta, ECS trebuie înștiințat când se schimbă statutul legal, comercial sau organizațional — o certificare descrie o organizație anume, făcând un lucru anume, în locuri anume.
Documentele care guvernează etapele
Regulile după care se desfășoară etapele de mai sus nu sunt la latitudinea auditorului: sunt scrise și publicate. Cerințele contractuale se semnează la pasul 2, regulile generale acoperă tot ciclul, iar cele două regulamente spun ce ai voie să faci cu certificatul și cu marca după ce le primești.
Pentru produsele pentru construcții
Etapele sunt aceleași în structură, dar regulile aplicabile diferă pe schemă. Alege-o pe a ta.